Help! Dokumen Saya Kerendem Banjir!!

Siapa yang rumahnya rawan banjir?? SAYAAAAAA…. Walaupun rumah yang saya diami ada di tengah kota, tapi ternyata gak lepas juga dari ancaman banjir. Apalagi kalo pas pintu air Manggarai ditutup, wassalam deh pasti rumah kena banjir setinggi betis orang dewasa. Banjirnya emang gak masuk rumah dan cuma di halaman aja, tapi dulu sebelum rumah ditinggiin, banjirnya mah nyelonong aja masuk ke rumah dan ngerusak perabotan yang gak sempet diangkat.

Selain proses bersih-bersih pasca banjir, yang paling nyebelin adalah waktu kita gak sempet nyelametin beberapa dokumen macem foto ato buku-buku penting yang disimpen ga terlalu tinggi dan akhirnya kerendem banjir. Kebayang lah kalo foto bakalan lengket satu sama lain dan mengelupas, trus dokumen kertas bakal jadi keriting plus kotor bernoda bekas banjir. Tapi sekarang buat semua orang yang kena banjir, kantor saya tercintrong bisa ngasih solusinya!!

Bukan, bukan ngasih rumah baru di kawasan bebas banjir. Tapi kalo dokumen ato arsip kita kena banjir, Arsip Nasional RI bisa memperbaiki kerusakannya! Gratis pulak! Ini keterangannya:

siaran_pers_bencana

Mudah bukan? Sekadar tips buat penanganan paling awal sebelum ke ANRI: JANGAN MENJEMUR DOKUMEN BASAH! Kenapa? Simplenya karna kertas itu bahan utamanya adalah selulosa, jadi kalo dijemur bakal regas dan bisa bikin kertas itu kaku dan gampang banget patah. Jadi kalo dokumen kertas kerendem banjir, cukup diangin-anginkan saja, bisa pake kipas angin ato dikipas-kipas (yakeles.. capek bener..) supaya kertasnya tetep elastis dan gak gampang rusak.

So, don’t worry kalo dokumen kita kebasahan. Bisa langsung ajah dateng ke ANRI dan kami akan perbaiki sesuai kerusakan yang terjadi. (Notes: kerusakan hanya berlaku untuk arsip kertas dan foto, bukan hati!)

 

First Line Conservation for Digitization

Minggu lalu saya disibukkan dengan training konservasi arsip. Jadi ANRI bekerjasama dengan National Archives of Netherlands buat program digitalisasi beberapa koleksi arsip. Nantinya arsip-arsip ini di-scan trus di-publish ke publik. Nah, karna arsip yang mau di-scan adalah arsip dari tahun 1800-an, otomatis kondisi arsipnya udah lumayan mengkhawatirkan. Ya gak semuanya rusak, sih. Tapi at least semua arsip harus dibuka dan dibersihkan supaya hasil scan bagus dan gak ngerusak scanner (karna kalo kotor ato masih ada debu yang keselip di kaca scan kan bahaya, bisa rusak ato minimal kegores lensanya).

Yang punya tanggung jawab buat bersihin dan benerin arsip sebelum ke ruang scan adalah unit restorasi. So far di ANRI memang kalo harus restorasi dan konservasi arsip, pasti dilakukan secara menyeluruh. Misalnya ada kerusakan di arsip bagian tengah, ya bakalan seluruh kertas itu yang dibenerin pake bahan yang dikhususkan untuk itu. Tapi ternyata, buat proses digitalisasi arsip sekarang ini, yang dipake itu adalah metode First Line Conservation.

Kalo pengertian ilmiahnya panjaaaang banget, jadi saya terangin pake cara gampangnya, ya… First Line Conservation (FLC) adalah salah satu metode dalam ngebenerin arsip yang mau didigitalisasi. Kalo buat keperluan scan, pasti yang diutamakan adalah image-nya harus jelas dan kebaca dong, ya? Jadi kalo biasanya konservasi kertas itu bisa makan waktu lama karna kalo ada yang rusak dikit tapi yang dibenerin keseluruhan lembar, si FLC ini cuma bagian yang rusak ajah. Emang nantinya bakal blentang-blentong hasilnya, tapi at least informasi yang ada di arsip tersebut jelas, bagus dan kebaca pas di-scan. Selain menghemat bahan (kalo konservasi total kan butuh lebih banyak lem, kertas jepang buat nambel dll, ya), FLC juga pastinya menghemat waktu.

Alat dan bahan yang digunakan juga relatif lebih sedikit tapi tepat guna. Ini penampakannya:

Jpeg

Iya, itu ada pengocok telur, gunanya buat ngaduk lem Klucel G dan ethanol yaang bakal dijadiin lem buat nempel arsip yang robek ato bolong. Yang Kayak gulungan tissue itu namanya Japanese Paper a.k.a. Tissue Jepang. Tissue Jepang ini tipis dan kalo dilem pake Klucel G nantinya transparan, jadi pas di-scan keliatan tembus pandang. Harganya muaahaaaal banget. Ada kuas buat bersihin debu. Setrika buat meluruskan lembaran arsip yang terlipat. Serius deh gw nyetrika pas training, padahal di rumah boro-boroooo..

Kalo dipikir-pikir sih sebenernya metode FLC ini malah bikin para konservator kerja dua kali. Kalo udah di-scan trus arsipnya masih dalam keadaan rapuh kan otomatis harus dikonservasi total, jadi kerja dua kali, kan. Tapi ya itu, FLC emang digunakan buat kepentingan digitalisasi. Emang jaman sekarang penting banget bikin file digital buat semua arsip, karna selain bahan kertas yang digunakan sangat mengandung asam makanya bakal cepet menguning dan rapuh, tinta juga makin kesini makin banyak kandungan logam dan berisiko korosi, iklim tropis Indonesia juga jadi tempat berkembang biak buat jamur yang bisa menggerogoti arsip.

Jadi kita, sebagai orang awam yang gak mungkin juga iseng beli tissue jepang dan bikin lem berbahan kimia, saya saranin buat men-scan semua dokumen berharga yang kita punya trus save baik-baik di CD ato harddisk eksternal, sukur-sukur bisa beli cloud, ya.. Sekadar supaya kelangsungan informasi arsip kita semua terjaga sampai waktu yang lama dan memudahkan hidup kita nantinya..

Semoga postingan ini berguna ya, Manteman.. 😀

How To Handle The Archives

Sejak Januari akhir saya mulai masuk ke depo (gudang) penyimpanan Arsip Statis yanga da di ANRI. Berdasarkan Undang–Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan. Kalo bahasa awamnya sih, arsip statis berarti arsip yang wajib disimpen karna punya nilai sejarah. Seancur apapun arsip itu, harus tetep dilestarikan. Dan saya gak bohong, arsip bernilai sejarah, apalagi yang dibuat dari jaman Belanda baru-baru aja bertamu ke Indonesia itu banyak yang hampir gak bisa diselamatkan sangkon rapuhnya.

ANRI sendiri udah bikin ngambil macem-macem tindakan buat menyelamatkan arsip ini, at least kalo emang arsipnya gak bisa dibuka ato diakses lagi, informasi yang ada di dalemnya deh yang diselametin dengan cara di reproduksi. Tapi tetep ada beberapa permasalahan yang menghambat untuk proses reproduksi seluruh arsip ini. Satu, sebelum direpro, arsip itu harus diolah dulu. Harus diliat apa yang tertulis disitu dan dideskripsi ulang supaya bisa dijadiin “sajian” buat pengguna/peneliti/pembaca arsip. Nah, di level pengolahan inilah saya sekarang berada. Permasalahannya adalah kurangnya SDM buat ngolah sekian juta arsip belum terolah yang tersimpan di ANRI. Kayaknya sampe saya pensiun disini pun itu arsip belom akan selesai diolah.

Kayak apa sih sebenernya arsip yang udah hancur di ANRI? Ya, kira-kira kayak yang jadi featured image saya sekarang deh. Kalo itu arsip dari abad ke-19 dan udah sangat rapuh dan berjamur, akhirnya arsip ini dimusnahkan karna khawatir akan “menulari” arsip yang lain. Kalo di ANRI, haram hukumnya ngancurin arsip seberapapun hancurnya arsip itu. Biasanya arsip-arsip hancur dan berjamur akan dipisahkan dari arsip yang masih bagus. Penyimpanan arsip pun diatur sedemikian rupa mulai dari suhu, kelembaban sampai tingkat cahaya yang masuk ke ruangan itu. Bahkan kalo yang saya dneger, untuk ngebangun tempat penyimpanan aja harus dipikirin arah menghadap si gedung supaya sinar mataharinya gak ngerusak arsip. Belom lagi fumigasi yang dilakukan secara berkala. Kalo udah dilakuin fumigasi, bisa sampe seminggu arsi-arsip itu gak bisa diakses karna kalo maksa diambil, bakal membahayakan kesehatan dan nyawa si petugas Depo. Oh iya, gedung arsip juga biasanya bakal ditembak dulu tuh tanahnya biar terhindar dari segala macem binatang engerat ato binatang yang merugikan. Makanya walaupun namanya Depo/gudang, gak ada sekali pun saya liat ada tikus ato nyamuk.

Nah, buat saya yang kerjanya ngolah arsip kotor, berdebu, jamuran, dimakan rayap dan macem-macem binatang kecil lainnya yang biasanya dateng karna bawaan dari tempat penyimpanan sebelumnya 9soalnya kan arsip statis dateng dari berbagai daerah dan gudang di seluruh Indonesia dan luar negri, blom tentu disana udah sesteril ANRI), saya harus punya alat perang supaya gak ikut jamuran. Saya wajib pake jas lab, disposable gloves dan masker. Gak fancy n trendy sih jadinya penampilan, tapi demi kesehatan dan kelangsungan hidup yang lebih baik, jadi saya tetep harus pake. Begini penampakannya:

Kurang pake kaos kaki aja, nih. Kalo pake bakal lebih aman.

Kurang pake shower cap dan kaos kaki aja, nih. Kalo pake bakal lebih aman.

Sebenernya masker buat ngolah harus yang lebih tertutup dan ukuran seratnya lebih kecil, tapi apa daya adanya yang kayak gini. Cuma walau pun udah pake alat perang kayak gini, tiap balik dari kantor, saya pasti langsung mandi besar sebelum ketemu Ditmar di rumah. Just in case masih ada spora dan bakteri yang melingkupi saya dari kantor.

Kalo dipikir-pikir sih arsiparis (archivist) itu mirip banget sama dokter. Kan penampilannya sama kayak waktu mereka masuk ruang operasi. Cuma beda bahan yang mau dioperasi aja. Sama beda gaji, pastinya.. Ahaha.. 🙂

beware of the paperclips

Fiuh.. setelah lama gak nge-post apa-apa, sekarang saya mau bakar-bakaran ajah.. Bukan, saya gak mau bakar kantor atau apapun yang aneh-aneh. Tapi saya mau ngomongin soal pembakaran kertas yang diakibatkan sama paperclip. Paperclip? Gimana caranya paperclip bisa bakar kertas?

Jadi awal tahun ini saya dimutasi pindah ke bagian pengolahan arsip statis dari jaman Hindia Belanda, dan disini saya punya tugas untuk deskripsi sekitar 7000an arsip berbahasa belanda dari tahun 1800an. Masalah kertas yang udah berdebu dan bau sih bukan masalah buat saya, ya paling cuma bikin jerawat deh satu-dua biji di pipi n dagu, tapi ada lagi yang bikin masalah lebih parah. Yaitu saya harus menyingkirkan seluruh paperclip yang masih nempel di arsip itu karna kalo gak disingkirin, akan merusak kertas dan isi dari arsip tersebut.

Jadi paperclip yang dipake jaman Belanda itu terbuat dari logam yang memungkinkan untuk mengalami korosi. Dalam bahasa sehari-hari korosi dikenal dengan pengkaratan yakni sesuatu yang hampir dianggap sebagai musuh umum masyarakat. Karat adalah sebutan bagi korosi pada besi, padahal korosi merupakan gejala destruktif yang mempengaruhi hampir semua logam. Besi adalah salah satu dari banyak jenis logam yang mengalami korosi, tidak perrlu diingkari bahwa logam itu paling awal menimbulkan korosi serius.  Karena itu tidak mengherankan bila istilah korosi dan karat hampir dianggap sama. (http://mindberryel.blogspot.com/2012/04/laporan-praktikum-korosi.html). Nah, kalo didalam urusan arsip, paperclip ini bisa sampe ngebakar arsip. Coba liat aja di featured image yang saya kasih, bener-bener kayak kebakar, kan?

Nah, maka dari itu, lebih baik kalo memang kita punya dokumen, pake aja paperclip dari bahan kuningan, ato paperclip warna warni yang dilapis plastik. Akan lebih aman daripada pake paperclip yang logam biasa tanpa lapisan dan akan melindungi dokumen kita lebih aman… 🙂

History Detective

Sejak tanggal 10 Agustus kemarin saya mulai masuk karantina program Pendidikan dan Pelatihan Teknis Dasar Kearsipan di Bogor. Saya udah cerita sedikit soal sedihnya harus ninggalin Ditmar buat ikut diklat ini, tapi, yaaah… Demi masa depan yang lebih baik, walaupun tetep aja sampe hari kedua masih aja mewek tiap nelpon ke rumah.

Anyway.. Diklat ini ditujukan khusus buat Calon PNS Arsip nasional RI. Saya dan 33 teman lainnya bakal digembleng supaya jago dan pinter dalam bidang Kearsipan dasar. paling gak, walaupun gak yang jadi pinter buanget di bidang kearsipan, minimal kita-kita gak pake gagap kalo ditanya soal arsip, deh. Buat saya dan beberapa temen yang background pendidikannya bukan dari bidang kearsipan, rasanya beraaaaaaaaaaat banget ngikutin materinya. Ya iyalah, wong kita juga baru tau soal arsip pas masuk ke ANRi, kan..

Asrama cewe. Jauh lebih bagus dan nyaman daripada PPMKP tempat Diklat prajab..

Asrama cewe. Jauh lebih bagus dan nyaman daripada PPMKP tempat Diklat prajab..

Tapi ada beberapa hal yang bikin saya makin tertarik dengan ilmu di balik penciptaan dan pengelolaan arsip. Misalnya, gimana arsip yang diciptain di setiap kantor itu bisa jadi arsip statis yang berarti punya nilai sejarah yang bisa jadi salah satu bukti sejarah. Trus gimana arsip-arsip Belanda jaman VOC itu bisa bikin kita tau kalo sebenernya Belanda gak selalu bikin kerusakan dan kesengsaraan di Indonesia. kalo boleh bilang, dengan mendalami arsip, saya berubah profesi dari penerjemah jadi Detektif Sejarah… Jadi berasa macem Lara Croft gitu… *Lah, Lara Croft kan tukang nyolong!!!* Yang jelas, saya pikir orang Indonesia emang kurang sadar sama pentingnya arsip. 

Well, I can’t say much yet. Masih ada 8 hari lagi saya ikut diklat ini. Nanti kalau saya udah lebih pinter n punya waktu luang lebih banyak, saya tulis deh hal-hal yang lebih menarik dari arsip. Tot schrijft!